Videoconferenza: come è bene comportarsi

Scegliete la giusta location, collegatevi per tempo e non mostratevi sciatti: la distanza non vi autorizza a dimenticare le buone maniere

Il mondo del lavoro è cambiato e continua a cambiare. Portando con sé novità interessanti, che ci aiutano a gestire meglio il nostro tempo. Quella di raggiungere fisicamente l’ufficio (o l’azienda) per portare a termine gli incarichi che ci vengono assegnati non è più l’unica opzione percorribile. Anzi: ad un numero crescente di professionisti viene concessa la possibilità di lavorare da casa o, in generale, da remoto. E non si pensi che si tratti di una modalità “limitante”, che impedisce di collaborare con gli altri, perché coi nuovi mezzi di cui disponiamo, possiamo tranquillamente metterci in contatto con clienti e collaboratori che si trovano all’altro capo del mondo. Come? Avviando e partecipando ad una videoconferenza che può – in tempo reale ed a costo zero – annullare distanze transoceaniche.


Come avviare una videoconferenza

Cos’è una videoconferenza? Una modalità di comunicazione che consente di stabilire un collegamento tra persone distanti, che hanno la necessità di parlarsi e di vedersi per coordinare progetti da seguire insieme o definire strategie da adottare. E’ una pratica a cui ricorrono sempre più aziende, per andare incontro alle esigenze delle risorse che collaborano in maniera più o meno flessibile. Ma attenzione: pensare che i partecipanti (ad una videoconferenza) possano comportarsi in maniera arbitraria sarebbe un errore. Esattamente come in una canonica riunione aziendale, è necessario stabilire delle regole a cui attenersi. Perché le buone maniere devono essere assicurate sempre e comunque, a prescindere dai chilometri che ci distanziano dagli altri.

Per avviare una videoconferenza, basta veramente poco. La proposta più conosciuta è sicuramente quella di Skype, che consente di “videochiamare” gratuitamente fino a 10 persone in contemporanea. Esattamente come Google Hangouts – con cui è possibile sincronizzarsi con tutti i servizi offerti da Google (gmail, Google Drive, Google Calendar ecc…) – o come UberConference, che prevede l’invio di un report statistico finale in cui vengono calcolati i tempi di intervento dei vari partecipanti alla videoconferenza (per capire chi ha parlato di più, chi di meno e chi non ha proprio aperto bocca). E non solo: con IstantConference, è possibile organizzare fino a 5 conferenze al mese (purché il numero dei partecipanti non superi la decina), mentre Oovoo offre la possibilità di “videochiamare” gratuitamente a ben 12 persone.

Le 3 regole da rispettare durante una videoconferenza

Appurato, dunque, che le piattaforme che permettono di avviare videoconferenze di alta qualità non mancano, cerchiamo adesso di capire quali sono le 3 regole comportamentali che è necessario rispettare.

1. Siate puntuali e pronti

Immaginate la scena: sul video compaiono 9 persone che aspettano (già spazientite) l’unico ritardatario. E’ il modo peggiore per iniziare una videoconferenza a cui è bene che tutti i partecipanti si colleghino con un margine d’anticipo ragionevole. Non solo perché fare aspettare gli altri è una chiara manifestazione di ineducazione, ma anche perché è fondamentale che si verifichi (per tempo) il buon funzionamento del microfono e della webcam. Tutti i partecipanti devono avere la certezza che, quando prenderanno la parola, saranno visti e sentiti dagli altri. Fare un check, prima che il coordinatore dia il via ai lavori, è di focale importanza.

2. Presentatevi come si deve

Anche se vi collegate da casa, è necessario che manteniate un aspetto professionale. La distanza che vi separa dagli altri partecipanti non vi autorizza a mostrarvi sciatti o trasandati. Nessuno si sognerebbe mai di andare ad una riunione convocata in azienda con i pantaloni del pigiama o con i capelli arruffati; perché mai dovreste farlo voi che siete stati invitati a partecipare ad una videoconferenza. Ricordatevi che state lavorando e che dovete garantire il giusto decoro. Pulitevi e vestitevi come se doveste andare in ufficio. O incontrare il vostro cliente più importante.

3. Scegliete la giusta location

Evitate di collegarvi da un ambiente rumoroso o buio perché la qualità dell’audio e del video ne risentirebbe parecchio, creando problemi agli altri partecipanti. Scegliete una stanza dove potete stare tranquilli e concentrarvi esclusivamente sul lavoro. Pianificare di fare il vostro intervento dalla cucina, dove si sente “borbottare” il sugo che avete messo sul fuoco, o dal soggiorno, dove i bambini non smettono di litigare, è quanto di più inappropriato (e ineducato) possiate fare. State interagendo con professionisti che vogliono arrivare, al più presto, al sodo: non fategli perdere tempo con scenette di vita domestica utili solo a infastidirli. Anche perché la vostra credibilità professionale ne uscirebbe con le ossa rotte.

La tecnologia ci permette di annullare distanze profondissime e di lavorare proficuamente con tutti: sfruttiamo al meglio questa opportunità, facendo leva sulle buone maniere che non devono mai essere trascurate.

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