Rimborsi chilometrici: calcolo, deducibilità e tassazione

Una guida ai rimborsi chilometrici: come si calcolano, come funziona la loro tassazione e il meccanismo di deducibilità.

I rimborsi chilometrici rappresentano delle “restituzioni” di importi al dipendente o al professionista che ha utilizzato un veicolo (di proprietà, in locazione o in altra forma di possesso) per svolgere la propria attività. Ma che cosa comprendono i rimborsi chilometrici? Quale è la loro deducibilità? E come si calcolano? Cerchiamo di comprendere, passo dopo passo, quali siano le discipline in materia e come potersi rapportare correttamente con tale frequente indennità per le trasferte di lavoro.


Che cosa comprendono i rimborsi chilometrici

I rimborsi chilometrici o, meglio, l’indennità chilometrica, riguarda un importo omnicomprensivo che include il rimborso di costi quali il carburante, l’usura dei pneumatici, le riparazioni e le manutenzioni del veicolo, la quota di assicurazione RCA, la tassa automobilistica, conteggiata – come vedremo – sulla base dei chilometri effettivamente percorsi.

Di contro, nell’indennità chilometrica non vengono compresi altri costi, come i pedaggi autostradali e le tariffe dei parcheggi che eventualmente il dipendente avesse eventualmente utilizzato.

Deducibilità rimborsi chilometrici

Stando a quanto previsto dalla normativa vigente, il trattamento fiscale da applicare ai rimborsi chilometrici è differente per il dipendente e per l’impresa.

Cominciamo con il parlare del trattamento fiscale in capo all’azienda, per la quale la base normativa di riferimento è l’art. 95 del TUIR, secondo cui l’ammontare deducibile è equivalente al costo di percorrenza per autoveicoli di potenza massima non superiore a 17 cavalli nel caso in cui la vettura sia alimentata a benzina, o non superiore a 20 cavalli se invece è alimentata a diesel.

In termini meno criptici, i limiti di deducibilità sono i seguenti:

  • se il dipendente utilizza una vettura che è nella sua disponibilità, il rimborso chilometrico è fiscalmente deducibile entro il limite delle vetture di 17 cavalli fiscali o 20 cavalli fiscali (se alimentate a gasolio);
  • se invece il dipendente prende a noleggio direttamente una vettura per poter effettuare una trasferta, il rimborso può avvenire nel limite delle tariffe di noleggio previste per le vetture di cui sopra (17 cavalli fiscali o 20 cavalli fiscali se alimentate a gasolio).

Nell’ipotesi in cui l’auto utilizzata abbia una potenza superiore in termini di cavalli fiscali, la deduzione dovrà dunque essere “abbassata” nelle soglie di cui sopra.

Per quanto concerne invece il trattamento in capo al lavoratore, molto dipende dalla natura della trasferta. In linea di massima, i rimborsi analitici delle spese di viaggio (comprendendo anche le indennità chilometriche e di trasporto) non concorrono a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base della documentazione idonea.

Ad ogni modo, la regola generale di cui sopra non trova applicazione nel caso di trasferte che siano riconducibili a uno spostamento all’interno dello stesso comune in cui si trova la sede lavorativa del dipendente. Per questi spostamenti, come chiarito più volte dall’Agenzia delle Entrate, non è applicabile l’esenzione prevista per i rimborsi delle spese di trasporto che sono comprovati da documenti provenienti dal vettore, poiché mancherebbe proprio la documentazione giustificativa richiesta. Di contro, se il lavoratore si sposta al di fuori del comune di riferimento, la legge ne riconduce la non imponibilità ai fini fiscali.

Nel dettaglio, nel caso delle sole trasferte che avvengono al di fuori dei confini comunali, il rimborso chilometrico verrà calcolato partendo dall’abitazione e sarà riconosciuto sulla base delle tariffe ACI periodicamente riviste. Nel caso in cui l’indennità dovesse essere inferiore a quella calcolata dalla sede di lavoro, il rimborso non viene considerato come reddito imponibile, mentre nel caso in cui l’indennità sia maggiore, verrà erogato un rimborso complessivo di importo eccedente rispetto a quello che viene considerato esente.

Calcolo rimborso chilometrico

Il calcolo del rimborso chilometrico è abbastanza semplice da replicare. In particolare, per poter agevolare i contribuenti nel conteggio dei limiti fiscali, l’ACI due volte l’anno pubblica le tabelle con i valori del costo medio di percorrenza per gli autoveicoli che non superino i limiti già intravisti (17 cavalli per i veicoli a benzina e 20 cavalli per i veicoli a gasolio).

Per facilitare ulteriormente il calcolo del rimborso chilometrico, l’ACI dispone sul suo sito di un software che permette di effettuare il calcolo dei costi stessi. Per poterlo utilizzare è sufficiente accedere al sito ACI e recarsi nell’area dedicata ai servizi. Qui si troveranno anche le tabelle Aci, con i riferimenti da utilizzarsi per l’individuazione degli importi da prendere in considerazione in relazione ai diversi veicoli.

Traendo le somme finali, quando si procede a realizzare la gestione del rimborso chilometrico bisognerà fare attenzione al limite di deducibilità fiscale per l’azienda e al limite (superiore a quello di non imponibilità) in capo al lavoratore.




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