Come fare più cose in meno tempo: Il Metodo delle Liste

Ti senti spesso schiacciato dal lavoro? Ti sembra di fare tanto ma poi non vai avanti con il lavoro? Hai l’impressione di girare in tondo senza raggiungere nessun risultato? Hai troppe cose da fare e non sai da dove iniziare? Se hai risposto si ad almeno una di queste domande vuol dire che hai bisogno di un sistema che ti permetta di focalizzare la tua attenzione su quello che devi fare e soprattutto sulle priorità da seguire. Ti serve il metodo delle liste, conosciuta anche come to do list.


Le liste delle attività da fare migliorano l’organizzazione personale, aumentano la produttività e ti aiutano a tenere tutto sotto controllo.

1. Per prima cosa fai una lista, una mega lista (lista A) di tutte, proprio tutte le cose che devi fare, che devi portare a termine nei diversi settori della tua vita: lavoro, casa, studio, spesa, ecc. In questo modo liberi la testa da ogni pensiero e riprendi il controllo del tuo tempo.

2. Suddividi poi le attività in singole liste per ogni categoria, ad esempio: lista lavoro, lista casa, ecc.

3. Prendi una lista, ad esempio quella del lavoro (lista B), analizza ogni voce inserita e raggruppale in altre liste più piccole, ad esempio telefonate (lista I), lettere da inviare, stesura report, ecc., ma sempre tutto sullo stesso foglio, suddiviso in colonne parallele, in modo tale da avere sempre sotto controllo tutte le attività da fare. Sfruttando le economie scala, quando si deve fare una telefonata, sarebbe opportuno fare anche tutte le altre una dietro l’altra: in questo modo si risparmierà tempo e si riuscirà ad esaurire l’intera categoria.

4. Analizza ogni voce della lista e valuta se può essere spezzettata in altre azioni, ad esempio fare un viaggio a Roma, può essere spezzettata in a) controllare siti hotel e fare prenotazione; b) prenotare biglietto del treno; c) fare la lista degli abiti e delle cose da portare d) preparare la valigia.

5. Riordina ogni voce della lista in base alla priorità e urgenza, partendo dal numero 1 (1= da fare immediatamente, 10=da fare nei prossimi giorni)

6. Esamina ogni voce della lista ed elimina le attività che potresti delegare.

7. Tieni sempre con te la lista e annota le informazioni o le nuove attività che devi fare man mano che si presentano.

8. Inizia a svolgere le attività della lista, partendo dalla numero 1 e depenna i compiti svolti con una riga sopra. Questo aiuta visivamente a capire quante cose hai fatto, quanto tempo hai impiegato e cosa ti rimane da fare. Inoltre ti da una certa soddisfazione vedere le attività già portate a termine, aumentando così la motivazione a continuare.

9. A fine giornata, ritaglia 15 minuti per riordinare la lista, inserire le nuove attività ed organizzarle in base al criterio della priorità.

10. Io preferisco fare le liste con carta e penna ma se tu preferisci un’app del telefono per gestire le liste, eccone alcune che fanno al caso tuo: WUNDERLIST (è semplice, facile da utilizzare ed è gratuita, ti da la possibilità di creare un’infinità di liste) TODOIST ( ha un design intuitivo, che ti permette di gestire con facilità tutte le liste ed i vari compiti, con l’aiuto di notifiche e promemoria via email) ANYDO ( permette di fare liste di tutti gli impegni) REMEMBER THE MILK ( è un’app gratuita per gestire liste di impegni e cose da fare).

Ecco un semplice e bell’esempio di utilizzo del Metodo delle Liste

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Le liste sono il punto di partenza per organizzare la giornata, la settimana e il mese ed aiutano a distinguere le cose importanti da quelle che sono solo urgenti. Considera che ci vorrà almeno un mese per provare il nuovo sistema e farlo diventare parte della tua routine, ma col tempo vedrai come riuscirai a fare più cose in meno tempo.



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