Lavorare come Virtual Assistant: una figura professionale sempre più digital

Ecco chi è e cosa fa il virtual assistant, ovvero il segretario virtuale. Una figura sempre più richiesta e sempre più digitale.

Rispondere al telefono, fissare appuntamenti e registrare ordini, redigere e inviare documenti, sollecitare pagamenti e confermare lo stato delle pratiche in corso; e, quando viene richiesto, comunicare a ciascun chiamante un preciso messaggio, fornito e personalizzato dal cliente. Sono questi i compiti principali del Virtual Assistant, o segretario virtuale, che nell’era del web 3.0 acquisisce sempre più spesso connotati digital.


La figura del Virtual Assistant nasce in Germania nel 2000 e, sull’onda dell’outsourcing e in concomitanza con i cambiamenti economici che si sono verificati alla fine del decennio, diventa sempre più diffusa nel mondo del lavoro occidentale, dove spesso è necessario il riassetto dei costi e la riorganizzazione di aziende e professionisti.

Ed è proprio questo il contesto al quale si rivolge il Virtual Assistant: oggi non tutti possono permettersi un servizio di segretariato fisso e in loco, ed ecco come prende piede questa figura professionale, che non garantisce più la sua presenza fisica a fianco del singolo datore di lavoro, bensì rivolge i propri servizi a più professionisti contemporaneamente, operando in call center remoti, attraverso terminali sui quali compaiono i dettagli del chiamante, del relativo cliente e del messaggio che quest’ultimo chiede di riferire. Ecco perché il Virtual Assistant è spesso definito, con un pizzico di sarcasmo, un “segretario in multiproprietà”: questa figura professionale, infatti, è diffusa soprattutto fra le imprese medio-piccole, i professionisti e le start-up. Insomma, tutte quelle organizzazioni che hanno l’esigenza di mantenere un organico flessibile e di snellire i costi fissi.

I requisiti del Virtual Assistant

Ma quali sono i requisiti che un Virtual Assistant deve possedere? Riservatezza, capacità di mediazione e di gestione del tempo, ma soprattutto una forte attitudine al contatto con il pubblico. E, poiché questo professionista risponde al telefono proprio come se fosse al front office, è necessario che egli possieda una conoscenza fluente della lingua inglese – è spesso gradita la conoscenza di ulteriori lingue estere – e comprovate competenze informatiche.

Il Virtual Assistant, inoltre, è spesso un libero professionista, il cui guadagno è stabilito da un tariffario specifico che, inoltre ogni caso, oscilla fra i 1.500 e i 2.000 euro mensili, anche a seconda del pacchetto di servizi offerto e della social reputation, che garantisce la qualità del lavoro svolto. Attenzione, però: non è automatico convertire un percorso professionale pregresso nel campo della segreteria in competenze di segretariato virtuale. A differenza dell’addetto alla segreteria tradizionale, infatti, il Virtual Assistant deve possedere forti doti di flessibilità ed essere in grado di gestire clienti, figure professionali e società solitamente diversissime fra loro. Inoltre, gli orari di lavoro sono di frequente flessibili, per garantire al cliente la massima reperibilità telefonica. Quindi, al bando il vecchio e rigido orario di ufficio.



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