Il capo non risponde alle mail, che fare?

Prima di inviare una e-mail al proprio capo c’è sempre un po’ di apprensione. Figuriamoci dopo, se e quando, per qualunque motivo, l’interlocutore più alto in grado di noi, alla suddetta mail non risponde. Nello scrivere, la concentrazione è al massimo; si espone al meglio la propria richiesta con un testo cordiale ed accurato, ci si dilunga in dettagli (e a volte qualche convenevole di troppo), si invia la e-mail fiduciosi e poi arriva la risposta: concisa, secca, diretta. “Sì, va bene” oppure “ sembra ok”.  E in alcuni casi, magari anche per un tacito assenso, il capo non risponde neppure. Il risultato? Confusione, dubbi, frustrazione.


Ci si ritrova allora davanti al computer a pensare al proprio rapporto di lavoro, ad arrovellarsi alla ricerca di tutte le possibili interpretazioni di quella risposta che però come è ovvio è abbastanza ermetica ed univoca. E a volte non si resiste alla tentazione di inviare ulteriori messaggi per chiedere delucidazioni. Un circolo vizioso che non fa altro che rendere la comunicazione ancor più fallimentare ed inefficace. Dal canto loro, i manager in questione sono abituati all’ottimizzazione del tempo e non si dilungano in spiegazioni passo a passo. Secondo uno studio del Radicati Group, in California, specializzato in ricerche di mercato, si stima che un manager riceva in media tra le 121 e le 136 e-mail al giorno. Una vera e propria inondazione che li spinge a leggere al volo il messaggio molto spesso su smartphone e tablet e a rispondere a monosillabi magari fermi ad un semaforo.

Molti capi d’azienda adottano inoltre la cosiddetta “strategia del silenzio”: in caso di dubbio sul da farsi da parte dei dipendenti, non rispondono all’appello, mettendoli così sotto pressione e obbligandoli a prendere una decisione in modo autonomo. Casistica applicabile magari a questioni non proprio cruciali e facilmente rimediabili in caso di errore.

Cosa consigliano gli esperti.

I coach di business communication forniscono utili consigli per imparare a convivere con e-mail enigmatiche. Il presupposto di base è che i manager hanno una loro agenda della giornata ben precisa e soprattutto piena. Velocità e sintesi sono quindi alla base del loro lavoro. Un’e-mail efficace comincia dal titolo in oggetto. Per i manager è fondamentale perché scorrendo la posta riescono ad intuire già di cosa si tratta e ad assegnare ad ogni messaggio la giusta priorità. Un classico errore è trascinare lo stesso oggetto da una risposta all’altra, con un’ infinita serie di re:re:re:re… nella maggior parte dei casi l’argomento è cambiato nel corso della corrispondenza ma il capo vedendo sempre lo stesso oggetto non lo leggerà neppure, dando per scontato che la questione sia risolta. Per questo è utile anche non racchiudere più argomenti in uno stesso messaggio. Il testo deve essere esaustivo ma senza che si dilunghi in giri di parole o convenevoli dall’aria remissiva (“chiedo scusa per il disturbo”, “se questo non crea problemi” e via di seguito). Una giusta via di mezzo insomma tra un’improponibile testo sciatto e un inaccettabile tono duro e secco.

Il suggerimento dei coach per i manager invece è quello di imparare a conoscere l’indole dei propri collaboratori, cercando di “mediare” con qualche attenzione in più nei confronti dei dipendenti più timidi e insicuri. In ultima analisi se “i non detti” diventano fonte di ansia o di rimuginazione eccessiva, la soluzione più semplice rimane quella di una telefonata chiarificatrice. Quasi sempre ci verrà spiegato che non abbiamo avuto risposta perché il lavoro è fatto bene e si ripone piena fiducia in noi. E ci si saluterà con un sorriso



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