Come dare feedback negativi ai dipendenti: le 12 regole per non ferire nessuno

Se mostrerete di avere buone intenzioni e darete prova di tatto, nessuno potrà legarsela al dito. L'essenziale è non apparire arroganti e rispettare i tempi e le sensibilità di ognuno

E’ vero: dire a qualcuno che non sta facendo le cose perbene non è, quasi mai, facile. A meno che non apparteniate alla categoria dei “criticoni” che godono nel puntare l’indice contro gli altri, dare feedback negativi è solitamente una pratica sgradevole. Specie al lavoro dove una parola decontestualizzata o un commento di troppo possono causare misunderstanding pericolosi.


E allora? Per evitare di urtare la sensibilità di colleghi e sottoposti, si potrebbe pensare di soprassedere su certe loro manchevolezze; ma a ben guardare, non è la cosa migliore da fare. Dare feedback negativi non vuol dire criticare gratuitamente o, peggio ancora, ferire intenzionalmente gli altri. Se dimostrerete di essere animati da buone intenzioni e darete prova di sufficiente tatto, le cose non potranno che andare per il verso giusto.

feedback negativi

Diciamoci la verità: essere criticati non piace a nessuno. Ecco perché ricevere un feedback negativo dal capo o da un collaboratore può indisporre parecchio. Chi comprende che il proprio lavoro non viene apprezzato tende ad irrigidirsi e assume, di norma, un atteggiamento negativo nei confronti di chi lo ha redarguito. Ma non giriamoci troppo intorno: la schiettezza, al lavoro, paga sempre. Tra un capo che non risparmia rimbrotti e uno che non sanziona mai gli errori, è da preferire il primo. Se non altro perché dimostra di avere a cuore la crescita e il miglioramento dei suoi dipendenti e dell’intera azienda. E’ qualcosa che è fondamentale tenere a mente, quando ci si sente a disagio nei panni del “cattivo” che deve dare feedback negativi. A ben guardare, infatti, si tratta di un passaggio inevitabile. Soltanto chi sbaglia e si corregge può andare avanti; chi “ristagna” nelle proprie imperfezioni non può, invece, che rimanere indietro.

Le 12 regole da seguire per dare feedback negativi

Ad approfondire l’argomento è stata la Headway Capital, che ha chiesto ad un gruppo di esperti di realizzare un’infografica sui feedback negativi. Quello che ne è venuto fuori è un elenco di 12 regole che possono tornare utili ai manager più sensibili e scrupolosi. Quelli che – per intenderci – faticano a dire ai loro dipendenti che non stanno lavorando bene. Secondo gli esperti, ci sono almeno tre falsi miti da sfatare: il primo è che i feedback negativi  non migliorano le performance lavorative; il secondo è che gli elogi vanno fatti in pubblico, mentre le critiche mosse in privato e il terzo che soltanto i capi possono dare feedback negativi. I riscontri critici, se ben argomentati, possono spronare a migliorarsi e vanno consegnati in pubblico (salvo casi particolari) in modo da responsabilizzare al massimo chi li riceve. Infine: pensare che soltanto il capo sia autorizzato a segnalare i problemi, è quanto di più discutibile ci possa essere. Soltanto se si riuscirà a costruire un ambiente di lavoro collaborativo e stimolante (incardinato su un confronto schietto tra le varie risorse), l’azienda potrà sperare di crescere.

Ecco l’infografica e, di seguito, tutte le spiegazioni in italiano:

feedback negativi ai dipendenti

#1. Discuti dell’importanza dei feedback con la tua squadra di lavoro. Gli esperti suggeriscono di fare in modo che, in azienda, si sviluppi una vera e propria cultura dei feedback. E che tutti imparino a dare la giusta interpretazione a quelli negativi. Si tratta, in pratica, di spiegare che i riscontri sono importanti e che, anche (e soprattutto) quelli più pungenti, se ben argomentati e analizzati, possono aiutare a crescere.

#2. Non aspettarti troppo subito. Ognuno è fatto a modo suo e certi dipendenti potrebbero non incassare bene i feedback negativi che ricevono. Il consiglio è quello di dare a ciascuno il tempo che gli occorre per realizzare che la critica è strettamente costruttiva. E di non aspettarsi troppo e subito dai propri collaboratori. Si tratta di un processo graduale, che si andrà perfezionando col tempo.

#3. Organizza degli incontri a cadenza settimanale. Potrebbe sembrare una forzatura, ma secondo gli esperti, può aiutare a potenziare la cultura dei feedback di cui abbiamo parlato prima. Pianificando degli incontri regolari, tutti potranno comprendere l’importanza di investire su uno scambio costruttivo di giudizi e opinioni. Volti, ovviamnete, a far crescere l’azienda.

#4. Non inserire un feedback negativo in una discussione di altro tipo. Nello specifico, gli esperti suggeriscono di non dare feedback negativi a chi, per esempio, chiede un aumento dello stipendio o una promozione. Si tratta di argomenti diversi, che vanno affrontati in contesti separati.

#5. Pianifica degli incontri per analizzare i miglioramenti. E’ fondamentale che i dipendenti verifichino l’incidenza che il dare e ricevere feedback negativi hanno sulla crescita dell’azienda. Ecco perché è bene prediporre una sorta di dossier teso a registrare i cambiamenti. Analizzarne i risultati aiuterà a non fermarsi e porterà tutti a chiedersi: “Cos’altro possiamo fare per migliorarci ancora?”.

#6. Concedi la possibilità di fare auto-critica. Secondo gli esperti, per rendere il processo veramente efficace, bisognerebbe lasciare che il dipendente fornisca prima la sua versione dei fatti. Con l’aiuto del capo, capirà se ha effettivamente sbagliato (arrivando a fare una costruttiva auto-critica) o se, al contrario, ha agito correttamente. Soltanto prendendo coscienza dei propri errori, si può sperare di non replicarli più.

#7. Non andare subito al sodo. Gli esperti suggeriscono di procedere coi piedi di piombo perché, come detto prima, non tutti reagiscono bene ai feedback negativi. Meglio muoversi con cautela e preparare l’interlocutore a quanto sta avvenendo. Un buon modo per esordire potrebbe essere: “Posso condividere una considerazione sul tuo operato con te?”. Non andare dritti al sodo e sondare un po’ il terreno, in certi casi, è la cosa migliore da fare.

#8. Sii disposto a cambiare opinione. Essere nella posizione di poter dare feedback negativi non vuol dire che tu debba avere sempre ragione. Se lo scambio col dipendente ha fatto emergere una verità diversa da quella che pensavi, devi essere pronto a tornare sui tuoi passi. Cambiare idea non è un sintomo di debolezza, ma una manifestazione di umiltà e ragionevolezza.

#9. Non essere vago. Va bene il tatto, ma se devi riprendere un dipendente che non ha fatto il suo dovere, è inutile girarci intorno. Essere vaghi non aiuta nessuno: i feedback negativi hanno una loro utilità, se sostenuti da argomentazioni forti. Per questo, occorre spiegare bene al dipendente cosa non va e studiare, con lui, una strategia alternativa.

#10. Chiedi un feedback al tuo feedback. Ebbene sì, dare feedback negativi è un’abilità come un’altra, che va affinata e perfezionata col tempo. A conclusione di ogni incontro, chiedi al dipendete un giudizio sul tuo modus operandi: sei stato sufficientemente chiaro? Sei stato d’aiuto? Hai usato le parole giuste o sei stato troppo violento e indelicato?

#11. Non usare l’approccio “sandwich”. Una pratica diffusa, nell’ambiente lavorativo, è quella di “infilare” una cattiva notizia tra due buone. Lo chiamano approccio “sandwich” e, secondo gli esperti, quando si tratta di dare feedback negativi, andrebbe rigorosamente evitato. Non dovete indorare la pillola con qualche “smanceria” forzata (anche perché finireste per svilire il valore dei riscontri positivi), ma fare in modo che il “rimbrotto” benevolo arrivi a destinazione, senza causare risentimenti.

#12. Lascia che i conflitti vengano a galla. E’ l’ultimo dei consigli dispensati dagli esperti secondo cui, a volte, bisogna fare in modo che le persone si affrontino apertamente, anche a muso duro. Se il capo si prende la briga di intervenire subito, i dissapori che serpeggiano tra i colleghi rischiano di non risolversi mai. Un bravo leader dovrebbe capire quando è arrivato il momento di farsi un po’ da parte. E osservare le dinamiche che intercorrono tra i suoi dipendenti. Dare feedback negativi non è una prerogativa del capo: anche i compagni di scrivania possono riprendersi a vicenda. A patto che lo facciano in maniera costruttiva e sufficientemente rispettosa.



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