Come realizzare una presentazione coi fiocchi (con infografica)

Per conquistare l'attenzione del pubblico, non basta parlare bene e selezionare con cura gli argomenti da trattare, ma occorre anche mostrarsi comunicativi ed empatici. Vediamo come si fa

Cimentarsi nella realizzazione di una presentazione non è una cosa semplice. Occorre avere chiaro in mente il messaggio che si vuole trasmettere, utilizzare un linguaggio comprensibile ed efficace ed impegnarsi al massimo per far sì che la comunicazione arrivi a destinazione senza intoppi. Parlare in pubblico è un’esperienza che molti di noi si risparmierebbero, ma il lavoro che svolgiamo potrebbe – prima o poi – portarci a farlo. Sia nel caso in cui venissimo chiamati ad esporre a colleghi e superiori una nostra idea sia nel caso in cui ci venisse chiesto di uscire dall’azienda per riferire ad un pubblico esterno quello che la nostra impresa ha sperimentato con successo. Realizzare una presentazione coi fiocchi (a prova di noia e di sbadiglio) è un’abilità che faremmo meglio a coltivare; scopriamo insieme come si fa.

L’argomento è stato affrontato, in maniera chiara e schematica, dal sito americano The Business Backer che ha realizzato un’infografica avvalendosi dei dati e delle ricerche di alcuni noti osservatori ed addetti ai lavori. Te la proponiamo in versione originale, seguita dalla nostra personale rielaborazione.

Come realizzare una presentazione coi fiocchi

L’infografica di The Business Backer prende il via da una serie di dati statistici:

  • il 75% delle persone soffre di ansia di prestazione quando viene chiamato a parlare in pubblico;
  • il 70% delle persone abituate a realizzare presentazioni riconosce che queste hanno giocato un ruolo importante nella sua carriera;
  • il 33% delle persone che devono realizzare una presentazione teme che non riuscirà a catturare l’attenzione del pubblico;
  • il 75% delle persone che realizzano già le presentazioni vorrebbe migliorare le sue competenze.

Sono dati che ci mostrano chiaramente come chi non si è mai confrontato con questo specifico tipo di prova abbia paura ad affrontarla. E come anche chi vanta una discreta esperienza miri ad acquisire maggiore scioltezza. Cerchiamo allora di capire (con l’aiuto dell’infografica) quali sono i passaggi che possono aiutarci a diventare dei presentatori provetti, capaci di intrattenere anche le audience più ostiche ed esigenti.

Step numero uno: pianificare

Come diceva il grande scienziato Benjamin Franklin: “Se sbagli la premessa, ti stai preparando a fallire”. Impegnati a partire col piede giusto e le cose andranno bene.

Definisci un messaggio-chiave

Mettiti il cuore in pace: la gran parte delle persone che assisteranno alla tua presentazione riuscirà a memorizzare solo il 25% di quello che ti sei impegnato a raccontare loro. Chiedi a te stesso qual è il messaggio principale che vuoi consegnare e costruisci la tua presentazione intorno ad esso.

Struttura il tuo discorso come se fosse una storia

Una storia è una sequenza di cause ed effetti che il nostro cervello riesce a cogliere con immediatezza e facilità.

  • Definisci un contesto nel quale inserire l’argomento di cui vuoi parlare
  • Spiega in cosa è consistita la sfida lavorativa che hai vinto e perché hai deciso di intraprenderla
  • Racconta come sei riuscito a vincerla e dai al pubblico dei consigli pratici in modo che possa avere il tuo stesso successo, nal caso in cui si trovasse a vivere un’esperienza simile alla tua

Aiutati coi post-it

Il tuo messaggio-chiave può essere scomposto in punti più piccoli. Inizia a pensare a come potresti organizzarli e armonizzarli tra loro. Ordina e riordina le tue note – che puoi trascrivere su post-it da attaccare al muro – in modo da sviluppare un discorso organico e fluido.

Step numero 2: preparare

Adesso che hai capito cosa devi dire al tuo pubblico, non resta che metterti all’opera lasciando spazio alla creatività e all’originalità.

Non lesinare le metafore

Alcuni studi hanno dimostrato che le immagini descrittive stimolano la corteccia sensoriale del cervello, permettendo ai messaggi di rimanere impressi più a lungo. Fai un brainstrorming di metafore per circa 15 minuti e seleziona quelle che, a tuo parere, risultano più efficaci e funzionali al discorso che vuoi sviluppare.

Usa le immagini

Il 90% delle informazioni che incameriamo passa attraverso i nostri occhi. Dal momento che impegniamo solo un quarto di secondo a processare il significato di un simbolo, l’idea di utilizzare delle immagini per rinforzare i punti salienti della tua presentazione è destinata ad avere successo. Ma non esagerare: troppi inserimenti grafici potrebbero offuscare il messaggio, facendolo passare in secondo piano.

Utilizza il prodotto giusto

Tutti conoscono PowerPoint, ma secondo gli addetti ai lavori, le presentazioni più efficaci sono quelle condotte da professionisti che hanno scelto di utilizzare Prezi. Che, secondo i ricercatori di Harvard, è più coinvolgente, persuasivo ed efficace del più popolare competitor.

Fai pratica

La pratica ti permette di acquisire sicurezza. Metti in fila i punti principali della tua presentazione ed esercitati a riferirli ed argomentarli in maniera efficace.

Step numero 3: recapitare il messaggio

E’ arrivato il momento di affrontare la tua audience per consegnarle il messaggio che hai pianificato e preparato con tanta cura.

Assumi la giusta postura

Il 65% della comunicazione transita attraverso il linguaggio non verbale al quale devi destinare la massima attenzione. Impegnati a tenere le spalle e le braccia aperte e a mantenere la schiena dritta. Assumere la giusta postura ti aiuterà a guadagnare sicurezza, a respirare meglio e a rimanere calmo.

Guarda negli occhi chi ti sta di fronte

Il contatto visivo ti permette di stabilire una connessione diretta e ti fa apparire assertivo, comunicativo ed empatico. Scegli quattro persone tra il pubblico e guardale alternativamente durante la tua presentazione. Chi guarda negli occhi il suo interlocutore ha più chance di catturare e trattenere la sua attenzione.

Parla col giusto ritmo

Se parli troppo velocemente, chi ti sta ad ascoltare faticherà a seguirti e sceglierà (ad un certo puno) di abbandonarti. Di contro, se rallenti troppo il ritmo, rischi di risultare poco preparato, noioso e mortalmente soporifero. Modula con criterio il ritmo della tua parlata: puoi rallentare per enfatizzare l’importanza di alcuni passaggi fondamentali e accelerare quando vuoi incitare o intrattenere il tuo pubblico con qualche frase ad effetto.

Finisci da dove hai iniziato

Il tuo messaggio-chiave è quello con cui devi iniziare e finire il discorso.

  • Inizia la tua presentazione riferendo all’audience cosa stai per raccontare
  • Raccontaglielo
  • Ricorda cosa hai appena raccontato

Coi consigli messi in fila da The Business Backer, anche gli oratori più timidi ed impacciati (quelli che tremano all’idea di parlare in pubblico) potranno confezionare una presentazione di tutto rispetto. L’essenziale è arrivare preparati all’appuntamento, evitando di improvvisare sul tema e di tediare gli ascoltatori con informazioni superflue. Saper parlare è un’arte che va coltivata con cura, facendo attenzione a selezionare bene le parole e ad associarle alle giuste movenze. Per realizzare una presentazione coi fiocchi, occorre studiare e fare tanta pratica.

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