Come calcolare i rimborsi chilometrici

Una guida ai rimborsi chilometrici: come si calcolano, come funziona la loro tassazione e il meccanismo di deducibilità.

Il rimborso chilometrico è l’importo che deve essere pagato in busta paga dal datore di lavoro al lavoratore dipendente che utilizza la propria automobile per svolgere l’attività professionale per conto dell’azienda di cui è dipendente. Il calcolo del rimborso chilometrico, che dovrà essere pagato al lavoratore dipendente, si basa sulle tabelle ACI. Per ottenere il rimborso il lavoratore deve presentare apposita documentazione che certifica la spese relativa alla trasferta lavorativa avvenuta con la propria auto. Il rimborso chilometrico è un’indennità non soggetta a tassazione. La stessa tabella ACI è uno strumento utilizzabile anche per i lavoratori autonomi che devono documentare le spese relative alle proprie trasferte per ottenerne il rimborso.


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In quali casi calcolare i rimborsi chilometrici

Il diritto da parte di un dipendente al rimborso chilometrico sorge quando il lavoratore di una determinata azienda (dipendente o collaboratore) si deve spostare dalla propria abituale sede di lavoro verso un altro luogo per svolgere la propria attività lavorativa. È fondamentale stabilire con certezza quale sia la sede lavorativa abituale del dipendente in quanto, come vedremo meglio in seguito, il rimborso per trasferta all’interno del comune o al di fuori del comune della sede dell’azienda sarà gestito in maniera differente sotto l’aspetto fiscale. Anche per questo motivo la sede abituale del lavoratore viene indicata nel contratto di assunzione o nella lettera di incarico.

Se nella lettera di incarico non viene indicata la sede di lavoro, questa viene considerata nel comune della sede dell’azienda che ha dato l’incarico. Se anche la sede dell’azienda non viene facilmente determinata si dovrà considerare il domicilio fiscale del collaboratore. I soggetti che possono usufruire dei rimborsi chilometrici, che potranno quindi eseguire il calcolo del rimborso in caso di trasferta, sono:

  • i dipendenti dell’azienda;
  • gli amministratori non professionisti;
  • i soci;
  • gli amministratori professionisti;
  • i lavoratori autonomi occasionali.

Deve essere precisato che il tragitto casa-lavoro non costituisce trasferta e non rientra dunque nella possibilità di indennizzo per rimborso chilometrico. Se viene riconosciuto un rimborso per questo tipo di tragitto si dovrà considerare come un fringe benefit e quindi non legato al rimborso chilometrico; in questo caso, questo tipo di rimborso, concorrerà alla formazione della base imponibile fiscale e previdenziale del soggetto beneficiario.

Tabelle ACI

Le tabelle ACI sono prospetti che vengono aggiornati ogni anno; le tabelle ACI 2019 sono entrate in vigore dal 1 gennaio 2019 e sono disponibili in Gazzetta Ufficiale, precisamente nella GU Serie Generale n. 295 del 20 dicembre 2018 (Suppl. Ordinario n. 57), all’interno del capitolo che riguarda le “Tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli dell’ACI – Articolo 3, comma 1, del decreto legislativo 2 settembre 1997, n. 394”. Le tabelle ACI sono inoltre visibili anche direttamente dal sito web ufficiale dell’ACI. All’interno delle tabelle ACI è riservata anche una sezione relativa al Fringe benefit annuale, sempre suddiviso in base alla diversa tipologia di veicolo.

Calcolo del rimborso chilometrico

Le tabelle Aci sono fondamentali per il calcolo del rimborso chilometrico. Il calcolo si basa su alcuni parametri quali la tipologia del veicolo, il modello e il tipo di alimentazione. Una volta individuato il dato indicato nella tabella secondo il proprio veicolo e confrontato con il valore chilometrico indicato nelle tabelle ACI, questo dovrà essere moltiplicato per il numero di chilometri percorsi. Il valore chilometrico è dato anche dal costo del carburante utilizzato e dalle spese di gestione del veicolo, quali ad esempio bollo, assicurazione e manutenzione. Per quanto riguarda il costo del carburante bisogna considerare il prezzo indicato dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanaut, i cui costi vengono costantemente aggiornati.

Nelle tabelle ACI sono indicati i costi chilometrici relativi alle diverse tipologie di veicoli suddivisi secondo l’alimentazione (benzina, gasolio, gpl, elettrico e ibrido) e secondo la caratteristica del veicolo in merito al fatto che sia in produzione o fuori produzione. Inoltre nelle tabelle si considera anche una tipologia differente di mezzo di trasporto, quale il motoveicolo.

Nello specifico, per il calcolo del rimborso chilometrico, bisogna per prima cosa conoscere il tipo di veicolo utilizzato, i chilometri percorsi dal lavoratore nello svolgere la propria attività per l’azienda e il costo per chilometro di viaggio attribuibile al mezzo di cui ci si è serviti.

All’interno del sito ufficiale ACI è possibile calcolare il rimborso chilometrico facilmente inserendo i dati personali, quelli del veicolo utilizzato e i dati specifici del viaggio. Vengono così contati i chilometri percorsi che verranno poi moltiplicati per il costo chilometrico assegnato dalle tabelle stesse. All’interno delle quote per il rimborso chilometrico è compresa anche l’IVA.

Calcolo del rimborso chilometrico: esempi pratici

Supponiamo che il dipendente Mario Verdi dell’azienda Recall Srl si debba recare con la propria automobile da Milano a Torino per dare assistenza ad un cliente. Percorrerà nella giornata 280 km con la propria Alfa Romeo Mito 1.4 140 CV con una percorrenza media annua di 15.000. La tabella ACI indica un costo chilometrico pari a 0,4849 relativo all’auto ancora in produzione di Mario Verdi.

Il rimborso chilometrico per questa trasferta sarà quindi pari a:

  • 0,4849 x 280 km = 135,77 euro

Prendiamo ora come esempio la signora Luisa Rossi della medesima azienda che dovrà fare una trasferta da Milano a Bologna con la propria Toyota Auris 1.3 99 cv euro5, auto non più in produzione. Dovrà percorrere 430 km. La tabella Aci indica un costo chilometrico pari a 0,4906.

Il rimborso chilometrico spettante alla signora Rossi sarà pari a:

  • 0,4906 x 430 = 210,96 euro

Fringe benefit

Nell’ultima colonna della tabelle ACI è indicato, suddiviso secondo la tipologia di veicolo, il fringe chilometrico. Questo dato consiste in un importo che l’azienda eroga al lavoratore dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo in maniera promiscua, ed è soggetto a tassazione. L’imponibilità del fringe benefit è calcolata per il 30% dell’importo erogato in rapporto alla percorrenza media di 15.000 km, come indicato dalle tabelle ACI stesse. I fringe benefit riguardano dei compensi in natura e non in denaro di cui però occorre, a fini fiscali, determinarne il valore per poter così poi procedere alla tassazione. Per i mezzi di trasporto, il fringe benefit è calcolato forfettariamente considerando una percorrenza media di 15.000 km utilizzando la seguente formula:

  • (((Costo chilometrico ACI x 15.000 km x 30%) * numero di giorni di utilizzo all’anno/365) – eventuale riaddebito dei costi al lordo dell’IVA).

Rimborso chilometrico e tassazione

Bisogna considerare due casi distinti per quanto riguarda il regime fiscale nel caso di rimborso chilometrico:

  • trasferta avvenuta all’interno del Comune in cui è situata la sede di lavoro: i rimborsi sono soggetti a tassazione in quanto concorrono a formare il reddito (Tuir, art. 51, c. 3);
  • trasferta avvenuta in Comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro: i rimborsi sono esenti da tassazione, purché l’indennità sia calcolata utilizzando le tabelle ACI.

È sempre obbligatorio conservare la documentazione che attesti i dati utilizzati per il calcolo del rimborso chilometrico; inoltre il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare un’autorizzazione preventiva per la trasferta. L’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi determina, nel comma 3, i limiti in relazione alla potenza degli autoveicoli utilizzata per la trasferta e specifica inoltre che i costi deducibili sono relativi sia ai costi per l’utilizzo dell’autoveicolo di proprietà, sia alla tariffa per il noleggio di un’auto. In questi casi la spesa deducibile è limitata alla potenza di 17 cavalli fiscali per motore a benzina e 20 cavalli fiscali nel caso di motori diesel.




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