Come avviare un’attività di organizzazione eventi e convegni

Tutte le informazioni utili per aprire un'agenzia di eventi e convegni, dagli investimenti ai requisti alla burocrazia fino al kit di supporto da scaricare.

Aprire un’impresa non è così semplice: i costi elevati e le lungaggini burocratiche possono incidere negativamente sull’avvio dell’attività, condizionando pesantemente lo stato d’animo dell’imprenditore. Il quale può demoralizzarsi, soprattutto quando realizza che sopravvivere in un mercato sempre più globale e competitivo non è faccenda di poco conto. Il risultato? La paura di fallire spinge molte persone a ritornare sui loro passi e a rinunciare al progetto imprenditoriale su cui avevano scommesso tanto. Una buona idea, per ovviare a queste difficoltà, potrebbe essere quella di avviare un’attività di organizzazione eventi, congressi e convegni. Parliamo, infatti, di un settore in continua espansione, che può offrire robuste soddisfazioni e guadagni interessanti. Volete saperne di più? Proseguite nella lettura.aprire agenzia eventi


Come organizzare eventi

Organizzare un evento non è un gioco da ragazzi. Non si tratta solo di scegliere la location giusta, ma di pianificare eventuali servizi di trasporto (in navetta o con auto a noleggio), di occuparsi del catering, di provvedere alle prenotazioni, di curare gli aspetti commerciali e legali, di occuparsi dell’accoglienza, di curare il rapporto con la stampa e di accertarsi che tutto funzioni perfettamente (si pensi agli impianti audio-visivi o alle luci). Ogni passaggio deve essere seguito con cura, tenendo come stella polare le specifiche richieste del cliente. Che può essere consigliato, ma non forzato a fare scelte che non lo convincono del tutto.

Quali sono i requisiti per aprire un’agenzia di organizzazione eventi

Partiamo col dire che esistono moltissimi tipi di eventi che vanno dai matrimoni ai vari ricevimenti (battesimi, cresime, lauree ecc…), dai congressi ai convegni, dalle feste private ai concerti, dalle sfilate di moda agli spettacoli teatrali, dalle mostre agli eventi sportivi, passando per le sagre e le feste di paese che attirano un numero importante di visitatori. La platea di potenziali clienti da soddisfare è davvero vastissima: se farete le cose per bene, non potrete rimanere “a bocca asciutta”.

Ognuno di questi eventi, dal più piccolo al più grande, richiede grande professionalità. Tutto deve essere organizzato alla perfezione e concepito per soddisfare le richieste del cliente che si aspetta (per non dire pretende) che l’evento si svolga nel migliore dei modi, senza intoppi o incidenti che possano inficiare la sua immagine. Ne consegue che, chi decide di lanciarsi in quest’impresa, deve avere:

  • ottime capacità organizzative (deve curare ogni dettaglio e sovrintendere a tutto)
  • ottime capacità relazionali (deve rapportarsi col cliente e coordinare il lavoro delle varie maestranze)
  • capacità di problem solving (se qualcosa va storto, deve essere in grado di risolvere il problema entro tempi stretti)
  • uno sviluppato senso estetico (deve avere buon gusto e non eccedere mai)
  • creatività (meglio essere originali che ordinari)
  • competenze legali e fiscali (deve conoscere le normative che regolano l’organizzazione dei vari eventi)

A fare la differenza sarà, in sintesi, la capacità di costruire una rete di contatti validi ed affidabili, che dovranno garantire il massimo della qualità (in termini di prestazione) e dell’impegno. Ad aiutare possono essere, infine, anche le competenze informatiche (in webmaster e grafica) che vi torneranno utili nella pubblicizzazione della vostra attività.

Cosa serve per avviare un’attività di organizzazione eventi

Chi sceglie di intraprendere questa strada, non deve avere un titolo di studi particolare, ma trattandosi (come abbiamo visto) di un’attività impegnativa, che richiede competenze specifiche, è consigliata la frequentazione di un master per acquisire le conoscenze di base. Non occorrono grossi investimenti iniziali poiché la gran parte del lavoro può essere svolto da casa. Stando alle informazioni fornite dagli addetti ai lavori, investire 20 mila euro può essere sufficiente poiché – a conti fatti – per muovere i primi passi, non dovrete disporre di altro se non di un computer (con una buona connessione internet) e di un telefono.

Bisogna poi provvedere alla realizzazione di un sito internet ben fatto, che farà da vetrina alla vostra agenzia. Dettagliate i servizi che offrite, gli eventi che avete già organizzato (se avete maturato una certa esperienza) ed i risultati ottenuti. Più saranno le informazioni che fornirete a garanzia della qualità del vostro lavoro, più i clienti tenderanno a scegliervi. Grande attenzione deve essere, infine, dedicata alla pubblicità: ottimizzate il sito per i motori di ricerca (fate cioè in modo che chi si mette alla ricerca di professionisti che si occupano di organizzare eventi, si imbatta immediatamente nel vostro nome) e create annunci gratuiti online. Ma non sottovalutate anche la pubblicità offline che può passare dai giornali, dalle radio o dai classici volantini da distribuire in strada.

La burocrazia per aprire un’agenzia di eventi e convegni

Passando al piano meramente burocratico, chi intende avviare un’attività di organizzazione eventi e convegni deve:

  • aprire una Partita Iva
  • iscriversi al Registro della Camera di Commercio
  • richiedere la Scia (Segnalazione certificata inizio attività) al Comune
  • iscriversi all’Inps

Non si tratta di incombenze particolarmente impegnative, ma fatevi comunque assistere da un esperto o da chi ha già avviato un’attività di questo tipo per muovervi con maggiore scioltezza.

Il kit di supporto

Kit_Creaimpresa_Organizzazione_congressi

A chi volesse ricevere consigli o informazioni dettagliate su eventuali finanziamenti, contributi a fondo perduto, agevolazioni pubbliche e molto altro ancora, segnaliamo il kit Creaimpresa: Come avviare un’attività di organizzazione di eventi, convegni e congressi  (da noi valutato e ritenuto veramente valido).



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