Il segretario/a di direzione, detto anche assistente di direzione ha come compito quello di assistere un dirigente o un imprenditore nel suo lavoro. E’ un mestiere che richiede doti di adattabilità, pazienza, organizzazione, precisione, resistenza allo stress, autonomia decisionale, buone doti comunicative verbali e scritte e buona presenza.

Si può essere dipendenti di un’organizzazione pubblica o di un’impresa e per accedere al mestiere non c’è una laurea specifica, può bastare il diploma in materie amministrative magari corredato da qualche corso inerente, oppure una laurea in materie economiche. Il lavoro di segretaria di direzione presuppone la conoscenza dei principali programmi del pc, deve essere capace di utilizzare programmi di contabilità generale e ragioneria, essere veloce nel prendere appunti, deve avere un’ottima dizione e prontezza nella risposta visto che dovrà rispondere lei a molte telefonate per il direttore. In particolare dovrà:

1. Selezionare le telefonate in arrivo e rispondere a quelle di minore importanza:

2. Stendere verbali di incontri, riunioni archiviare i documenti.

3. Fissare gli appuntamenti e reperire la documentazione richiesta;

4. Preparare le note informative e assistere il dirigente nelle trattative commerciali;

5. Preparare i viaggi di lavoro per il dirigente gestendone tutta la parte organizzativa.

L’attività della segretaria o segretario di direzione si svolge soprattutto all’interno di uffici.

Lo stipendio è quello di un impiegato medio ed è relativo al CCNL (Contratto collettivo nazionale del lavoro) e può arrivare a 1300 euro mensili. Ci sono anche casi di stipendi più alti in cui però l’inquadramento è diverso, infatti in questi casi si è inquadrati come dei collaboratori e non si è vincolati quindi al contratto nazionale.

Attualmente in Italia, gli assistenti di direzione sono circa 50000 e sono soprattutto donne. A fianco alle assistenti ci sono circa altre 500mila segretarie di manager italiani che svolgono un lavoro la cui descrizione è difficile da dare, dal momento che spesso le loro mansioni vanno molto al di là delle descrizioni fatte fin qui.

Molte di esse, infatti, si occupano anche di:

1. Organizzare meeting ed eventi

2. Coordinare le attività dell’ufficio

3. Comunicazione interna ed esterna

4. Gestione dell’azienda del manager per cui si lavora

5. Ricercare informazioni

6. Partecipare alla stesura di documenti e di business plan

Una professionalità del genere conosce almeno l’inglese e il francese, visto che si troverà spesso anche ad avere contatti e rapporti con l’estero. Lo stipendio, in questi casi va dai 18 mila € ai 35 mila € annui.

Se si hanno buone capacità comunicative, preparazione e voglia di crescere nell’azienda, le opportunità sono ottime dal momento che, quando la segretaria di direzione non si occupa strettamente di attività di segreteria ma il suo lavoro abbraccia mansioni ben più estese, che in genere sono sostenute da diverse professionalità., le probabilità di fare carriera sono molto ampie. Si tratta di un mestiere che si è evoluto di pari passo con il l’evoluzione e il cambiamento del mestiere del dirigente per cui si lavora.

Oggi è anche possibile che un assistente o segretaria di direzione che abbia una certa professionalità, bravura e determinate competenze si inquadrata essa stessa come dirigente. Infine, qualche consiglio. Uno dei compiti più delicati e direi anche ardui che la segretaria di direzione deve affrontare è sicuramente quello di far da filtro tra l’azienda e i clienti o i fornitori esterni. Per fare questo ci vuole un grande autocontrollo, la conoscenza estrema della realtà per cui e in cui si lavora. La prontezza nelle risposte e soprattutto, un buon accordo con il manager per evitare strappi o problemi. Per questo la segretaria deve essere molto attenta e pignola, pur sempre con la massima gentilezza, discrezione e affabilità, nel trattare con l’esterno. Deve sapere cosa può dire e cosa non può dire, capire anche con chi ha a che fare dall’altra parte.

Infine, come vestirsi? Dipende prima di tutto dalla realtà aziendale. Bisogna sempre osservare come sono vestiti gli altri, insomma, il trend dell’azienda. Se è minimal, allora opteremo per un abbigliamento poco vistoso ma serio e impeccabile. In ogni caso la regola è: vestiti sobri ma eleganti, tailleur, camicette poco vistose ma di buon gusto, evitare scritte sugli abiti, trucco eccessivo, indossare pochi gioielli ben coordinati con l’abbigliamento, scarpe non eccessive, tacco nella media, no a minigonne troppo corte, si a maglioncini (ma non di pile) di buona fattura su gonne al ginocchio o pantaloni a sigaretta. No ai jeans, ameno che l’ambiente non lo richieda.

I capelli, se molto lunghi, meglio portarli raccolti, se corti, fare attenzione che siano sempre in ordine. Infine, un’ultima, fondamentale regola. Sorridere, anche quando non ne abbiamo proprio voglia.

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